Kvalitetsstyring
Her er udkast af Midt Erhvervsrengørings overordnede kvalitetssikrings håndbog
Nærværende kvalitetssikringshåndbog er en beskrivelse af det kvalitetssikringssystem som rengøringsselskabet Midt Erhvervsrengøring efterlever. Systemet har til hensigt, at sikre og opretholde kvaliteten på de udførte arbejder, så de lever op til kundens stillede krav og ønsker.
Kvalitetsmålsætning
- At leve op til kundens forventninger og levere et produkt med kvalitet.
- At aflevere projektet til den aftalte tid.
- At fremstå som en kompetent og kvalitetsbevidst virksomhed.
Det er Midt Erhvervsrengørings politik at levere rengøring af god håndværksmæssig kvalitet i overensstemmelse med vore kunders forventninger. For at kunne opfylde de krav, som denne politik stiller til virksomheden og de ansatte, er det nødvendigt at følge de retningslinjer, som er angivet i efterfølgende kvalitetshåndbog. Den skal derfor være kendt og accepteret af alle virksomhedens ansatte. Kvalitetshåndbogen redegør for vor kvalitetspolitik, beskriver virksomhedens organisation samt de procedurer og forretningsgange, som tages i anvendelse for at sikre kvalitetspolitikkernes opfyldelse
Det er virksomhedens erklærede mål at fremstå som en kvalitetsbevidst virksomhed, der gennemfører sine entrepriser/arbejde på et håndværksmæssigt niveau, der i alle henseender lever op til kundens forventninger, og som minimum opfylder kravene i den til enhver tid gældende lovgivning på området, der under By og Boligministeriets bekendtgørelse om kvalitetssikring. Alle entrepriser/arbejde udføres under hensyntagen til miljøpåvirkninger og arbejdssikkerhed.
Anvendelsen af miljøskadelige stoffer søges begrænset, ligesom støj- og støvgener for andre arbejdere på entreprisen samt for naboer til arbejdspladsen. Til det formål har virksomheden indført et kvalitetsstyringssystem som er dokumenteret i efterfølgende kvalitetshåndbog som er kendt og anvendt af alle virksomhedens medarbejdere.
Organisation af entreprisen
Der lægges vægt på, at den personlige indsats påvirker både kvaliteten af det udførte arbejde og påvirkningerne på miljøet, og medarbejderen derfor skal kende sine rettigheder og pligter. Samt kende kravene til det udførte arbejde. Det er ledelsen af de enkelte funktioner, der har ansvaret for, at medarbejderen har den nødvendige information og uddannelse til at opfylde disse krav. Direktøren har det overordnede ansvar for, at kvalitetsstyringen og miljøledelsen i virksomheden til enhver tid er effektiv og opfylder håndbogens krav, og er ansvarlig over for myndighederne.
Direktør: Mikael Deigaard
Kvalitetsansvarlige: Uffe Mengers
Sagsansvarlige: Kenan Jensen
Arbejdspladsansvarlige: Kenan Jensen
Funktions (ansvar og kompetence)
Direktør: Direktøren har det overordnede ansvar for, at kvalitetsstyringen og miljøledelsen i virksomheden til enhver tid er effektiv og opfylder håndbogens krav, og er ansvarlig over for myndighederne.
Kvalitetsansvarlige: Den kvalitetsansvarlige har ansvaret for at opbygge og vedligeholde virksomhedens kvalitetsstyringssystem, og udføre en løbende evaluering af kvalitetsstyringssystemet, herunder opsamling af erfaringer f.eks. via afvigelsesrapporter med henblik på læring.
Sagsansvarlige: Den sagsansvarlige er ansvarlig for sagens planlægning inkl. projekt- og procesgranskning, gennemførelse og afslutning.
Han har kompetence til at godkende og kassere materialer og udført arbejde, samt til at stoppe arbejdet, såfremt interne eller eksterne krav overskrides, og har endvidere kompetence til at iværksætte korrigerende handlinger.
Byggepladsansvarlige: Byggepladsansvarlige er ansvarlig for at alle arbejder udføres i henhold til projektet, indgåede aftaler og normer.
Han forestår gennemførelsen af den løbende kvalitetssikringskontrol (modtage-, proceskontrol).
Han har kompetence til at godkende og kassere materialer og udført arbejde, samt til at stoppe arbejdet, såfremt interne eller eksterne krav overskrides.
Valg af underentreprenører og leverandører
Ved valg af underentreprenører og leverandører skal vælges ud fra, at de såvel forretningsmæssigt som kvalitetsmæssigt tjener Midt Erhvervsrengøring bedst muligt.
Ovennævnte betyder:
At vi skal vælge underentreprenører og leverandører som vi har tillid til kan gennemføre projektet økonomisk, og kvalitetsmæssigt og som kan opfylde projektets krav.
At vi skal betragte og behandle vore underentreprenører og leverandører som ligeværdige samarbejdspartnere.
At uoverensstemmelser skal søges afgjort ved forhandlinger og ikke ved retssager.
Styring af rengøringsplaner, dokumenter og tegninger
Dokumenter fra kunden, bygherren eller hovedentreprenøren gennemses af den sagsansvarlige for at godkende dem som arbejdsgrundlag eller sikre anden reaktion. Herefter sendes relevante dokumenter videre til byggepladsen eller kunden.
Der vil som et led i styringen af dokumenter blive oprettet minimum en sagsmappe, hvor kontrakt, tegninger, beskrivelse m.m. vil blive holdt samlet. Der skal til hver en tid findes et komplet sæt tegninger i sagsmappen. Ugyldige tegninger stemples „Ugyldig“ og fjernes omgående fra sagsmappen. „Ugyldige“ dokumenter arkiveres i et sæt på kontoret.
Under udførelsen af arbejdet skal et gyldigt sæt tegninger, rengøringsplan og beskrivelser være tilgængelig på byggepladsen eller ved kunden. Den sagsansvarlige sikrer, at ugyldigt produktionsmateriale inddrages.
Alle tegnings- og projektændringer anføres i førstkommende byggemødereferat, eller ved henvendelse til kunden.
Referater fra byggemøder og sikkerhedsmøder, eller anden dialog med kunden m.m. arkiveres på kontoret.
Styring af Indkøb
Indkøb af materialer f.eks. rengøringsprodukter, materialer, maskiner eller beklædning foretages hos en godkendt leverandør. Indkøb af specielle materialer, der er foreskrevet af bygherren, kan dog købes hos ikke godkendte leverandører.
Bedømmelse af leverandører foretages af ledelsen i virksomheden. Ved leverandørudvælgelsen lægges der vægt på leverandørens evne til at opfylde tekniske krav vedr. materialer, leverandørens kvalitetsstyring samt salgs- og leveringsbetingelser.
For at sikre anvendelse af korrekte materialer i det ønskede kvalitetsniveau, skal der, før afgivelse af bestillinger, foretages en vurdering af leverandørens evne og vilje til at opfylde vore krav. Ved modtagelse på pladsen skal alle materialer kontrolleres i henhold til kontrolplan for modtagekontrol.
Modtagekontrol og reklamationer
Kontrol på lager
Modtager kontrol foretages af materiale og produktleverancer.
Når materialerne ankommer til vores lager, kontrolleres det af en kompetent person, at de leverede produkter kommer i den rette mængde og foreskrevne kvalitet. Kontrollen kvitteres på følgesedlerne med signatur.
Ved afvigelser i kvaliteten afvises sendingen. Ved gentagelse af forkert leverance eller, hvis manglende leverance kan få betydning for kvaliteten i øvrigt, økonomien eller tidsplanen, skal der kontaktes den sagsansvarlige, som tager aktion herpå.
Kontrol på byggeplads
Modtagekontrol foretages af arealer, materiale og produktleverancer.
Når materialerne ankommer til byggepladsen, kontrolleres det af en kompetent person, at de leverede produkter kommer i den rette mængde og foreskrevne kvalitet. Kontrollen kvitteres på følgesedlerne med signatur.
Ved afvigelser i kvaliteten afvises sendingen. Ved gentagelse af forkert leverance eller, hvis manglende leverance kan få betydning for kvaliteten i øvrigt, økonomien eller tidsplanen, skal den byggepladsansvarlige kontakte den sagsansvarlige, som tager aktion herpå.
Ved modtagelse eller overtagelse fra andre leverandører af arealer noteres evt. afvigelser og evt. ændringer ud fra den oprindelige aftale.
For alle afvigelser udarbejdes der en afvigelsesrapport. Kopi fremsendes/udleveres på først kommende byggemøde til bygherre, arkitekt eller hovedentreprenør.
Proceskontrol
Under gennemførelsen af arbejdet kontrolleres resultatet løbende af den byggepladsansvarlige. Ved afvigelser udarbejdes der afvigelsesrapporter, der skal indeholde en beskrivelse af afvigelsen og af hvordan afvigelsen er håndteret, og hvem der har deltaget i løsningen (sagsansvarlig, bygherre, arkitekt, anden form for kunde eller hovedentreprenør). Kontrollen dokumenteres i henhold til kvalitetsrapporten/kontrolplanen.
Slutkontrol
Når sagen eller passende dele heraf er færdig, kontrolleres resultatet og dokumenteres i henhold til kontrolplanen. Forekommer der fejl eller mangler, iværksættes en udbedring og der udarbejdes en afvigelsesrapport. Sagen færdigmeldes til kunden, bygherren, arkitekten eller hovedentreprenøren.
Behandling af afvigelser, fejl og korrigerende handlinger
Alle afvigelser konstateret ved kontrol eller under arbejdets udførelse, og som har betydning for kvaliteten af det udførte arbejde, registreres på afvigelsesrapporter. Der tages initiativ til at afklare årsagen til afvigelsen fra det aftalte grundlag, og der foretages de nødvendige korrektioner/afhjælpning, således at gentagelse undgås. Alle fejl udbedres hurtigst muligt. Udfyldte afvigelsesrapporter signeres af den sagsansvarlige, når problemet er løst.
Information til medarbejdere
Inden arbejdet påbegyndes, informeres medarbejderne mundtligt om relevante forhold bl.a. omkring kvalitetskrav samt eventuelle sikkerheds- og byggepladsplaner. Skønnes det nødvendigt, afholdes informationsmøder løbende under gennemførelse af sagen. Ved særlige arbejdsopgaver ansættes specialiserede folk.
